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Au cours des 12 derniers mois, au moins 1 salarié sur 3 a constaté une ou plusieurs erreurs sur son bulletin de salaire. Congés payés erronés, erreurs sur les cotisations sociales, trop perçu, mauvais calcul d’une prime : avec une réglementation qui ne cesse d’évoluer, la gestion de la paie est souvent un casse-tête pour les entreprises. Résultat : de nombreuses erreurs se glissent surla fiche de paie qui désavantagent aussi bien l’employeur que l’employé… Pourtant, ce volet négligé des RH peut avoir des conséquences plus ou moins graves pour l’entreprise. Explications.

Gestion de la paie : quelles sont les erreurs les plus fréquentes ?

Tous les mois, lorsqu’il reçoit son bulletin de salaire, un salarié suit le même rituel : il vérifie si le montant de sa rémunération est cohérent sans toutefois regarder dans le détail si des dysfonctionnements se seraient glissés entre les lignes, nombreuses et souvent complexes…

Et pourtant, si l’on en croit ce sondage de l’Ifop réalisé en 2015 pour le cabinet RH Securex, on ne s’y attarde pas assez ! En effet, 1 salarié sur 3 a déjà constaté une erreur sur son bulletin de paie. Les plus courantes concernent :

  • Des disparités de rémunération ;
  • Un total d’heures travaillées inexact ;
  • Des erreurs sur le montant de cotisations ;
  • Un mauvais calcul des congés payés ;
  • Des notes de frais non remboursés ;
  • L’ancienneté d’un salarié non prise en compte dans la rémunération ;
  • Absences pour maladie ou arrêt de travail erronées ;
  • Un trop perçu de salaire.

 

Toujours selon le même sondage Ifop, ceux qui font les frais de cette mauvaise gestion de la paie sont les ouvriers (44%) et les salariés du commerce et des transports (42%). Les bulletins de salaire BTP ou HCR (Hôtel, Café, Restaurant) sont ceux qui concentrent le plus d’erreurs (convention collective non appliquée, nombre d’heures inexact, etc.).


Erreurs dans le bulletin de salaire : un lourd tribut pour les entreprises

Que se passe-t’il en cas de trop perçu ?

Un trop perçu (salaire ou prime) peut avoir des conséquences plus ou moins graves pour la comptabilité d’une entreprise. Ces dysfonctionnements sont souvent constatés au moment du bilan comptable de l’entreprise (ou par le salarié lorsqu’il épluche sa fiche de salaire).

Au niveau comptable : la mauvaise gestion de la paie a des répercussions sur la trésorerie, entraînant des disparités dans le compte d’exploitation, ce qui peut fausser le résultat de l’entreprise.

Un trop perçu sur un bulletin de paie a aussi un impact sur la déclaration d’impôts du salarié : la somme ne pourra être déduite que sur la déclaration de l’année où il a procédé au remboursement.

Le saviez-vous ?

Si le salarié est toujours en contrat, une retenue de salaire peut être effectuée pour le remboursement d’un trop-perçu. L’employeur doit informer au préalable son salarié et la retenue ne doit pas dépasser 10% du salaire net.

Si l’employé n’est plus salarié dans l’entreprise, l’employeur peut exiger le remboursement de ces sommes dans un délai de 3 ans à compter de la fin du contrat de travail. Les sommes réclamées relèvent des 3 années avant la date de fin de contrat (art. L3245-1 du code du travail). Les conditions de ce remboursement se font à l’amiable. Si ce dernier refuse, l’employeur peut déclencher une procédure judiciaire (Art. 1376 de la Loi 1804-02-07 du 17 février 1804 du code civil).

Une faute grave qui peut amener le salarié à saisir les prud’hommes…

En cas d’erreur(s) constatée(s) dans le paiement de son salaire, un salarié peut intenter une action judiciaire auprès des prud’hommes, car ce manquement constitue une faute grave de l’employeur. Le conseil peut alors exiger le paiement de ces sommes, majorées d’intérêts de retard.

Au regard de préjudice subi, l’entreprise peut être même condamnée à payer (en plus des sommes dues) des dommages et intérêts supplémentaires. Et si elle refuse de payer, elle encourt une amende.

Le salarié peut également obtenir la rupture de son contrat de travail si le retard de paiement est conséquent (licenciement sans cause réelle ouvrant droit à des indemnités).

 

L’exemple récent des ex-salariés de l’entreprise de BTP Homega illustre bien les conséquences d’une mauvaise gestion des RH : congés inexistants sur la fiche de paie, absence de solde de tout compte, etc. La juridiction des prud’hommes a donné raison à ces 8 anciens salariés…

 

Attention Contrôle URSSAF

Sur un plan juridique, l’entreprise peut faire l’objet d’un contrôle de l’URSSAF. En cas de négligences constatées par les contrôleurs, une procédure de redressement peut être lancée.

Pour faciliter la lecture du bulletin de paie et réduire les erreurs, le gouvernement a ainsi voté la mise en place d'un bulletin simplifié.


Nouvelle réglementation : le bulletin de salaire simplifié

Depuis le 1er janvier 2018, de nouvelles dispositions réglementaires imposent à toutes les entreprises (quelle que soit leur taille) d’utiliser le bulletin de salaire simplifié.
Son objectif ? Le rendre plus accessible aux salariés : les cotisations et contributions sont affichées par thématiques (santé, retraite, cotisation chômage sur le bulletin de salaire), les intitulés sont clarifiés, des mentions sont ajoutées...

Plus simple en apparence, le bulletin de salaire simplifié ne facilite pourtant pas la tâche des responsables de la gestion de paie qui doivent revoir leur copie ! Créer un bulletin de salaire en ligne demeure toujours aussi compliqué à établir à cause des règles de calcul de plus en plus alambiquées (taux de cotisations, calcul des charges, spécificités des entreprises, particularités des conventions collectives, taux de prélèvement à la source, etc.).

Soyez vigilant. Obligatoire pour toutes les entreprises, le nouveau bulletin de paie simplifié peut engendrer une amende de 450 € par bulletin incorrect !

Pour aller plus loin : Voir la fiche pratique du bulletin de paie simplifié


Quelles solutions pour une gestion de paie efficiente ?

Pour la RH, la gestion de la paie représente des enjeux sociaux et financiers importants. Pour une entreprise, il est essentiel de s’appuyer sur un logiciel de paie efficace qui simplifie le volet comptable tout en respectant la réglementation du travail en vigueur pour établir un bulletin de salaire certifié conforme.

Grâce à un logiciel de paie performant, le travail des RH peut être facilité.
Avec Digi-Paye, les salariés saisissent directement leurs justificatifs en ligne (carte d'identité, attestation carte vitale, justificatifs d’absence, justificatifs de frais, etc.).
Les responsables RH habilités visualisent les informations en temps réel pour une prise de décision rationnelle.
Efficace et intuitif, cet outil en ligne permet de générer les bulletins de salaires dématérialisés de façon automatisée, tout en s’assurant de leur entière conformité contraintes comptables et règlementaires (congés payés, RTT, ajout de notes de frais, etc.) - conformité garantie par l’entreprise Digi-Paye, expert de la digitalisation des processus RH.


L’utilisation d’une application de gestion de bulletin de salaire numérique :

  • simplifie les process RH à travers notamment la centralisation de toutes les informations administratives
  • évite les irrégularités évoquées en favorisant la transparence avec les salariés, qui peuvent avoir accès à tout moment à leur solde de congés, RTT, notes de frais, etc.


Une mauvaise gestion de la paie peut entraîner des conséquences plus ou moins graves, aussi bien pour le salarié que pour l’employeur (financiers, comptables, sociaux). En outre, un manque de rigueur peut entacher la réputation, l’image d’une entreprise et nuire à la relation employeur-salarié. Il est très important pour une entreprise de prévenir ce type d’irrégularités tout en facilitant le travail des équipes de gestion de paie grâce à des solutions efficaces et innovantes.

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