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Depuis le 1er janvier 2017, date de l’entrée en vigueur de la « loi Travail », les entreprises ont la possibilité de recourir au bulletin de salaire dématérialisé pour la gestion de la paie. Tant que les salariés n’y voient pas d’objection, l’employeur n’est pas obligé de demander leur consentement…
Mais cette nouvelle modalité de la loi Travail peine encore à faire l’unanimité : la version papier reste encore très utilisée, le bulletin de paie « papier » demeure le justificatif que privilégient les entreprises.

Pourtant, dans un contexte de compétitivité accrue, toutes les solutions sont bonnes à prendre pour accélérer les processus internes et gagner du temps. Alors pourquoi la fiche de paie dématérialisée peine autant à entrer dans les mœurs ? Poids des habitudes, cybermenace, manque d’investissement de la part des PME et TPE dans la dématérialisation, retour sur investissement limité… On fait le point.

 

Le saviez-vous ?

Selon une étude OpinionWay de 2018 pour le cabinet de conseil Althéa, seuls 20% des Français reçoivent un bulletin de paie dématérialisé, contre 28 % dans les grandes entreprises.
En Grande-Bretagne, le taux de dématérialisation de la fiche de paie atteint 73% et en Allemagne il est de 95% !
Pourtant, cette disposition ne date pas d’hier ! Depuis 2004, les employeurs ont la possibilité d’adresser une fiche de paie sous forme électronique à leurs salariés, mais uniquement avec leur accord préalable…

Avantages des bulletins de paie dématérialisés

La solution de paiement dématérialisée présente de nombreux atouts, aussi bien pour les employeurs que pour les salariés et s’inscrit pleinement dans une démarche de développement durable.

  • Réduction des coûts grâce au « zéro papier »

Opter pour des bulletins de paie dématérialisés permet à une entreprise de réaliser des économies : réduction des dépenses liées aux coûts d’impression (papier, encre, entretien photocopieuses) et aux frais d'affranchissement (timbres).

A titre informatif, le coût d’un bulletin dématérialisé est évalué à moins de 0,50 €.

  • Une meilleure productivité

Avec la disparition des procédures manuelles et la digitalisation des dossiers des salariés, les RH gagnent un temps considérable (soit 10 à 20 % en plus). Un temps précieux qui peut être consacré à d’autres tâches moins rébarbatives que la gestion de la paie et génératrices de plus-value pour l’entreprise.

  • Protection de l’environnement

Toujours selon l’étude Opinion Way pour Althéa, 58 % des salariés seraient favorables à la dématérialisation du bulletin de paie. Le principal argument mentionné est le « zéro papier » (une thématique écologique qui touche particulièrement les salariés).

Selon eux, la réduction des impressions est l’un des principaux avantages de la paie électronique.

  • Simplification des procédures/amélioration de la communication avec les RH

Pour 90 % des salariés, la gestion à distance de la transmission des documents (certificats, fiche de paie) constitue un réel avantage. De plus les documents sont facilement accessibles et consultables à tout moment (appareil mobile, tablette ou ordinateur).

Pas de risque de perte des documents « papier », ils sont disponibles sur le compte personnel d’activité (CPA)* de chaque employé où sont stockés les documents relatifs à la formation, la retraite, le chômage, etc.

Demande de congés, erreurs sur la fiche de paie : la dématérialisation simplifie les procédures et améliore la communication avec les RH. Les délais de réponses sont réduits, ce qui favorise un meilleur climat social et les salariés sont de ce fait plus satisfaits.

*Qu’est-ce que le CPA ?

Le CPA est une nouvelle plateforme réunissant le Compte personnel de formation, le compte professionnel de prévention et le compte d’engagement citoyen. L’objectif de cet espace personnel est de regrouper les documents liés à l’activité d’une personne et de la renseigner précisément sur ses droits professionnels.

Inconvénients de la dématérialisation des bulletins de paie

Selon la même étude OpinionWay, certains freins psychologiques ont la vie dure. Pour 51 %, le poids des habitudes ou encore la peur de ne pas pouvoir accéder à leurs documents (pour 48%) sont des arguments mis en avant par les salariés les plus récalcitrants à la dématérialisation de la gestion de la paie.

  • La sécurisation des données : un enjeu fondamental dans la course à la dématérialisation

36% des salariés veulent des garanties sur la sécurité informatique et la pérennité des données stockées. Pour les RH, cela signifie qu’elles doivent recourir à un prestataire qui garantisse à chaque étape du processus la chaîne de confiance et la confidentialité des données (signature électronique qui garantit son intégrité).

En interne, combien de salariés ont-ils déjà aperçu le bulletin de paie d'un autre employé, traînant sur un bureau ou oublié à la photocopieuse ? Des indiscrétions qui peuvent être fâcheuses.

Pour 34 %, la perte du contact humain avec les RH ou les services administratifs constitue un autre frein à l’adhésion de la fiche de paie dématérialisée.

  • Le risque de fraude et autre indiscrétion

Pour un employeur, mettre en place un projet de dématérialisation de la paie n’est pas toujours la priorité numéro un sur sa liste. Certains sont même réfractaires en raison de la multiplication de la fraude des fiches de salaire, une pratique qui tend à se répandre comme une traînée de poudre…

  • Le manque d’adhésion des collaborateurs

Le manque d’adhésion de l’ensemble des collaborateurs reste le principal frein à la dématérialisation. Si la Loi Travail permet à un employeur de mettre en place le processus dématérialisé de paie sans son accord, le salarié est aussi en droit de refuser.

Ce dernier doit être informé un mois à l’avance du passage à la dématérialisation…

Les plus fortes réticences au changement apparaissent dans les métiers de l’industrie ou le BTP (TPE et PME).

  • Un Retour sur Investissement (ROI) mitigé

Les bénéfices financiers de la dématérialisation de la feuille de paie ne sont pas observables dans l’immédiat. La mise en place d’un tel processus au sein d’une entreprise exige un investissement assez important. Le coût du coffre-fort électronique pour stocker les documents reste un obstacle à son adhésion.

Pour lever les réticences, les employeurs doivent multiplier les actions de communication. Gain de temps, bien-être au travail, rapidité des process, développement durable : autant d’arguments à mettre en avant pour mieux convaincre.

La dématérialisation des processus et outils RH en France

Côté RH, la dématérialisation ne cesse de gagner du terrain. En plus de simplifier les processus administratifs et la gestion des documents RH, la numérisation des documents permet un gain de temps considérable tout en améliorant la productivité. Face à la masse de documents traités tous les jours, la dématérialisation permet une gestion centralisée et efficiente des données.

Côté salarié, l’accès simplifié et pérenne aux documents (archivage sécurisé dans un coffre-fort personnel) est un gage de traçabilité, surtout pour les millenials… Ils sont consultables à tout moment à partir d’un appareil mobile, une tablette ou un ordinateur.

Le SIRH : un outil global qui gère l’ensemble des processus RH
Le SIRH (Système d’Information en Ressources Humaines) est un outil de gestion complet qui permet d’automatiser un certain nombre de tâches et d’en assurer le suivi. Ce système d’information centralise une foule de données : gestion administrative du personnel, dématérialisation des dossiers de salariés, demande de congés, gestion du temps (entrées et des sorties), historique des absences, évaluation des compétences, formations, tâches à accomplir, etc.

Les principaux bénéfices d’un outil SIRH

  • Gain de temps : la numérisation des documents et des formulaires permet de simplifier les demandes des salariés (congés, notes de frais).
  • Meilleure responsabilisation du salarié : il peut consulter voire modifier les données le concernant à tout moment, via son espace personnel. Plus autonome, il va être plus impliqué au sein de l’entreprise.
  • Gage de conformité : l’utilisation d’une solution SIRH permet une meilleure traçabilité des documents et une uniformisation des process (collecte des données simplifiée).
  • Amélioration de la productivité : l’automatisation d’un certain nombre de tâches permet de dégager un temps précieux et d’alléger la charge administrative.
  • Réduction des dépenses en papier, frais d’impression, encre, etc. La numérisation des documents facilite l’archivage des documents qui peuvent être stockés plus facilement.

Le saviez-vous ?

Selon les données de l’Insee en 2016, la France compte 26,6 millions d’actifs. Le nombre de bulletins de paie édités annuellement (uniquement pour les CDI) serait donc de 319, 2 millions !

Pour conquérir – encore plus - de terrain, les RH doivent affûter leurs arguments pour réussir leur projet de dématérialisation des fiches de paie… Pourtant, selon une étude IFOP, 79% des salariés seraient favorables à un outil en ligne sécurisé. Une telle « transformation » implique un accompagnement en interne : l’employeur doit rassurer son salarié sur ses craintes (cybermenace) tout en présentant les bénéfices de la dématérialisation. Celui-ci doit veiller à sélectionner un prestataire fiable, capable de gérer une grosse quantité de données.

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